Frequently Asked Questions

Allgemein

Wofür steht "ColloCall"?
Das Hosting der Software BigBlueButton wird gemeinschaftlich (*coll*ective) und lokal (local) von den zwei IT-Kooperativen UNI:CODE IT Solutions und datenkollektiv betrieben.
Was ist der Unterschied zwischen ColloCall und BigBlueButton?
Unter dem Namen ColloCall bieten wir das Hosting der Open Source Software BigBlueButton™ auf verschlüsselten Servern in Deutschland. Wir installieren die Software auf unseren Servern, halten diese auf aktuellem Stand und sorgen für einen reibungslosen Betrieb.
Was ist der Unterschied zwischen Shared Host und Dedizierter Server?
Bei einem Shared Host wird der Server, und somit die Rechenleistung, mit anderen Organisationen geteilt. Wir achten darauf, ausreichend Serverleistung zur Verfügung zu stellen, bei starker gleichzeitiger Nutzung kann jedoch trotzdem die Übertragungsqualität der Videokonferenz vorübergehend sinken. Bei einem dedizierten, also eigenen Server, steht der Server den jeweiligen Kund*innen exklusiv zur Verfügung. Das stellt sicher, dass die Ressourcen jederzeit voll verfügbar sind. Wir benutzen keine Virtual Machines und stellen bei dedizierten Servern immer die volle Rechenleistung des physischen Servers zur Verfügung.
Was bedeutet "Fair Use"?
Die Nutzung des Dienstes ist in diesem Fall ist nicht technisch limitiert. Stattdessen setzen wir auf die Fairness der Benutzer*innen, ein Preis-Modell entsprechend der benötigten Personen-Anzahl zu wählen und den Service ressourcen-schonend zu benutzen. Das bedeutet unter anderem, die Anzahl der Videostreams gering zu halten und die Telefoneinwahl als zusätzliche Verbindungsmöglichkeit, und nicht als Telefonkonferenz-System, zu benutzen.
Wie sicher sind Video-Konferenzen mit ColloCall?
Die Daten werden an allen Stellen zwischen Server und Teilnehmer*innen TLS-verschlüsselt übertragen. Wir anonymisieren die Zugriffe auf unsere Plattform und geben keine Zugriffsdaten an Dritte weiter. Die Server werden auf vollverschlüsselten Festplatten in Deutschland betrieben und sind somit von Zugriff durch außen geschützt. Reguläre Telefonverbindungen sind jedoch grundsätzlich unverschlüsselt. Sollten daher Personen über die Telefoneinwahl an der Sitzung teilnehmen, so werden die Audiodaten unverschlüsselt zwischen Telefon und BigBlueButton übertragen.
Welche Branding-Optionen gibt es?
Bei allen Produkten mit eigenem Admin-Zugang (Organisation+, Server, Cluster) können das Logo links oben und die Kontrastfarben selbst individualisiert werden. Auf Wunsch können wir außerdem eine andere Standard-Präsentation hinterlegen.
Wie kann ich ColloCall bestellen und welche Zahlungsweisen werden akzeptiert?
Bitte über unser Kontaktformular eine Nachricht mit gewünschtem Paket oder Information zur Teilnehmer*innen-Anzahl, Rechnungsanschrift und Zahlungsweise senden. Bezahlt werden kann über Rechnung, SEPA-Lastschrift oder PayPal.
Was ist ein TURN-Server und wird dieser von ColloCall angeboten?
Damit Teilnehmer*innen aus abgesicherten Organisationsnetzwerken ebenfalls an Sitzungen teilnehmen können, ist ein sogenannter TURN-Server notwendig. Ein Shared-TURN-Server ist bei allen Produkten inkludiert. Bei dedizierten Servern/Clustern kann optional ein dedizierter TURN-Server gebucht werden. Diesen empfehlen wir vor allem, wenn viele der erwarteten Teilnehmer*innen aus Behörden oder größeren Unternehmen stammen.
Sind Sitzungs-Aufzeichnungen möglich?
Sitzungsaufzeichnungen sind für die Produkte Server und Cluster verfügbar, sofern die Aktivierung dieser Funktion bei der Bestellung angegeben wurde. Bitte beachten Sie die Hinweise zur Benutzung der Aufzeichnungsfunktion.

Benutzung

Wie viele Personen können an einer Sitzung teilnehmen?
BigBlueButton empfiehlt pro Sitzung maximal 100 Personen und maximal 25 Videos.
Wo bekomme ich eine Einführung in BigBlueButton?
Dieses Video gibt eine gute Einführung in BigBlueButton. Unter test.bigbluebutton.org gelangt man ohne Registrierung in eine Test-Sitzung, in der man die Funktionen ohne andere Teilnehmer*innen ausprobieren kann. Auf demo.collocall.de gibt es die Möglichkeit BigBlueButton mit mehreren Personen mit dem von uns angebotenen Hosting auszuprobieren.
Was sollte ich vor der Sitzungs-Teilnahme beachten?
  • Um die Netzwerkverbindung zu stabiliseren und damit die Übertragungsqualität zu verbessern, empfehlen wir, besonders für Vortragende, den Computer über ein Netzwerkkabel mit dem Internet zu verbinden. Den Computer in der Nähe des WLAN Routers zu benutzen, hilft ebenfalls.
  • Die Benutzung eines Headsets verbessert die Audio- und Sprachqualität erheblich.
  • Einen der empfohlenen Browser benutzen.
  • Welche Browser werden empfohlen?
    • Für den Computer:
      • Firefox oder Chrome/Chromium (aktuelle Versionen)
      • Bei Safari funktionieren Kamera- und Bildschirmfreigabe teilweise nicht
      • Internet Explorer und EDGE werden derzeit nicht unterstützt
    • Auf dem Smartphone:
      • Android ab 6.0: Chrome
      • iOS: Safari
    Welche Internet-Bandbreite wird für die Benutzung von BigBlueButton benötigt?
  • Die Internetverbindung sollte zumindest 1,0 MBit/s Uplink und 1,0 MBit/s Downlink haben
  • Im Mobilnetzwerk empfehlen wir 4G LTE als Übertragungsstandard
  • Die Geschwindigkeit der eigenen Internetverbindung kann man auf speedtest.net testen
  • Wie kann ich trotz schlechter Internetverbindung an einer Konferenz teilnehmen?
  • Die in der Sitzung übertragene Datenmenge reduzieren.
  • Die eigene Webcam auszuschalten reduziert die zu übertragenen Daten ebenfalls.
  • Über die Telefon-Einwahl teilnehmen.
  • Wie kann ich die in der Sitzung übertragenen Daten reduzieren?
  • Hinweise zur Bildschirm-Freigabe beachten.
  • Weniger Kameras teilen. Mit jeder geteilten Kamera steigt die anfallende Datenmenge exponentiell. Moderator*innen können beispielsweise Kameras nur für bestimme Teilnehmer*innen freigeben.
  • Teilnehmer*innen können bei der Kamera-Freigabe die Auflösung low auswählen, um weniger Daten zu übertragen
  • Daten sparen aktivieren: Über das Symbol im rechten oberen Eck gelangt man zu den Einstellungen. Unter Daten sparen Bildschirm und/oder Videos der anderen Personen deaktivieren. Die Videos/Bildschirme der anderen Teilnehmer*innen werden dadurch nicht mehr übertragen. Diese Einstellung betrifft nur die eigene Ansicht.
  • Was ist bei der Bildschirm-Freigabe zu beachten?
  • Die Funktion Bildschirm teilen benötigt, aufgrund der vielen zu übertragenden Daten, verhältnismäßig viel Bandbreite. Sie kann die Sitzungsqualität deutlich beeinflussen.
  • Um die Datenmenge zu reduzieren, bei der Freigabe nur das benötigte Fenster, und nicht den ganzen Bildschirm, auswählen. Anschließend das geteilte Fenster auf die benötigte Größe minimieren anstatt es auf den gesamten Bildschirm zu maximieren.
  • Videos und Präsentationen sollten ausschließlich über die eigens dafür vorgesehenen, datensparenden Funktionen geteilt werden.
  • Wie kann ich Videos innerhalb der Sitzung teilen?
    • Um ein Video zu teilen, werden Präsentations-Rechte benötigt:
      • + Symbol am unteren Bildschirmrand anklicken
      • Externes Video teilen auswählen
      • URL einfügen und mit Neues Video teilen bestätigen
    • Eingefügt werden können:
      • URLs von Videos auf YouTube, Vimeo, Instructure Media, Twitch und Daily Motion
      • Links von öffentlich im Internet abrufbarenALDateien mit .mp4-Endung
      • Videos auf Nextcloud: öffentlichen Download-Link (kein Passwort) kopieren und Zeichenfolge ?.mp4 an den Link anhängen. Anschließend die gesamte Zeichenkette in BigBlueButton einfügen.
    Wie können Sitzungsaufzeichnungen aktiviert werden und was ist dabei zu beachten?
    Sitzungsaufzeichnungen können, sofern für das jeweilige Produkt verfügbar, über die Organisations-Einstellungen aktiviert werden. Wir empfehlen, im Sinne der Datensparsamkeit, Sitzungsaufzeichnungen nur zu aktivieren, wenn diese wirklich benötigt werden. Mit diesen Schritten werden Sitzungsaufzeichnungen aktiviert:
    • mit einem Account mit Admin-Rechten in BigBlueButton einloggen
    • Rechts oben auf den Profil-Namen klicken und Organisation auswählen
    • In der Sidebar links Grundeinstellungen anklicken, anschließend Tab Einstellungen auswählen
    • In der Optionenliste Erfordert die Zustimmung des Rauminitiators und der Teilnehmer zur Aufzeichnung auf Aktiviert setzen

    Durch die oben angeführten Schritte werden weitere Organisations-Einstellungen für Sitzungsaufzeichnungen verfügbar:
    • In der Sidebar links Raumkonfiguration auswählen
    • Berechtigungen für Aufnahme des Raumes erlauben setzen:
      • Deaktiviert: Sitzungen können nicht aufgezeichnet werden
      • Optional (empfohlen): Aufzeichnungen können pro Raum über die Raumeinstellungen aktiviert werden
      • Immer aktiviert (nicht empfohlen): Die Sitzungen aller Räume werden aufgezeichnet

      Wenn Sitzungsaufzeichnungen für einen oder alle Räume aktiviert sind, zeichnet BigBlueButton alle Sitzungen in voller Länge der jeweiligen Räume im Hintergrund auf. Erst nach dem Sitzungsende werden die nicht als "aufgezeichnet" markierten Sitzungsteile gelöscht. Dieser Prozess kann, abhängig von der Serverauslastung, Minuten bis Stunden dauern.

      Gemäß DSGVO benötigt eine Sitzungsaufzeichnung, egal ob diese temporär ist oder nicht, eine aktive Zustimmung aller Teilnehmer*innen. Daher können Konferenz-Teilnehmer*innen einen Raum mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion erst betreten, wenn sie mittels Checkbox der Aufzeichnung zugestimmt haben. Das ist unabhängig davon, ob die Aufzeichnungsfunktion während der Sitzung gestartet wird oder nicht.
    Gibt es eine Telefon-Einwahl?
  • Ja, ColloCall verfügt über eine Einwahlnummer für die Teilnahme mit dem Telefon. Die Abrechnung erfolgt nach dem Ortstarif des jeweiligen Netzanbieters.
  • Die Nummer für die Telefoneinwahl wird beim Betreten der Sitzung im Echotest mit Klick auf Mit dem Telefon teilnehmen angezeigt. Sie ist außerdem während der Konferenz im Öffentlichen Chat sichtbar.
  • Die PIN der Sitzung ist dynamisch, sie wird bei jedem Sitzungs-Start neu generiert. Daher kann die PIN leider nicht vorab mit Teilnehmer*innen geteilt werden.
  • Was ist bei der Telefon-Einwahl zu beachten?
    • Die Einwahl per Telefon ist erst möglich, wenn sich zumindest eine weitere Person mittels Browser und mit aktivierter Audiospur in der Sitzung befindet.
    • Stummschalten: Mit der Telefontaste "0" kann die Stummschaltung (de-)aktiviert werden.
    • Anonym anrufen: Die meisten Telefonnetz-Betreiber bieten eine Zeichenkombination (z.B.#31#), die der gewählten Telefonnummer vorangestellt wird, um die eigene Telefonnummer zu unterdrücken. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Netzbetreiber, wie der entsprechende Zeichencode lautet.
    • In einen Breakout-Raum wechseln:
      • Verbindung zum Hauptraum durch auflegen trennen.
      • Telefon-Verbindung erneut starten, dabei die im Breakout-Raum angegebene PIN benutzen.
      • Die PIN des Breakout-Raums besteht aus der PIN des Hauptraums plus der Ziffer des Breakout-Raums.
    Kann der Hintergrund bei Kamera-Freigabe verzerrt werden?
    Ja, bei der Kamera-Freigabe können unterschiedliche Hintergründe, darunter auch eine verzerrte Version, ausgewählt werden.
    Kann ich Sitzungen live streamen, um mehr Personen daran teilhaben zu lassen?
    Ja, Sitzungen können z.B. mit der mit der mit der Open Source Software OBS Studio an einen von uns bereitgestellten Streaming-Server oder an eine andere, öffentliche Streaming-Plattform übertragen werden.
    Welche Voraussetzungen gibt es für den Zugriff aus restriktiven Netzwerken?
  • Innerhalb von Firmennetzwerken oder hinter Firewalls müssen die Ports für den ColloCall-Server geöffnet werden. Für TCP sind das die die Ports 80/443 (HTTP/HTTPS). Bei UDP Ports ist es notwendig, den Bereich von 16384 bis 32767 für WebRTC-basiertes Audio freizuschalten.
  • Ist es nicht möglich, diese Freigaben einzurichten, ermöglichen unsere TURN-Server dennoch eine Teilnahme an der Konferenz. Für ein optimales Nutzungserlebnis sollte dennoch ein ungefilterter Zugriff auf den ColloCall-Server gegeben sein.
  • Die Kombination aus Chrome-Browser, TURN-Relay (gefilterter Netzwerkverbindung) und IPv6 ist zur Zeit leider nicht möglich.
  • Kann ich über eine VPN-Verbindung an einer ColloCall-Konferenz teilnehmen?
    Wir raten von einer Nutzung von ColloCall über VPN ab, da die Störungswahrscheinlichkeit hoch ist. Eine VPN-Verbindung hat höhere Anforderungen an die Bandbreite und sie erzeugt Verzögerungen bei der Datenübertragung. Die VPN-Verbindung muss außerdem über das UDP-Protokoll hergestellt werden, um an der Konferenz teilnehmen zu können.

    Fehler und Probleme

    Wieso kann ich Mikrofon/Kamera/Bildschirm plötzlich nicht mehr freigeben?
    Wenn die Freigabe von Mikrofon, Kamera oder Bildschirm plötzlich nicht mehr funktioniert, liegt es oft an der fehlenden Zugriffsberechtigung des Browsers.
    Mit diesen Schritten können die Einstellungen für die Berechtigungen für ColloCall zurücksetzen:
    • Chrome:
      • Einstellungen für Privatsphäre und Sicherheit öffnen
      • nach collocall (oder Custom Domain) suchen
      • Klick auf Button "Berechtigungen zurücksetzen"
    • Firefox:
      • Auf das Schloss-Symbol am linken Rand der Adress-Leiste klicken, um die Seiteneinstellungen zu öffnen
      • Zugriffsberechtigung für Kamera/Mikrofon/Bildschirm jeweils auf erlaubt setzen
      • Alternativ dazu die Seiteneinstellungen über Cookies und Seiteneinstellungen löschen komplett zurücksetzen. Dadurch wird beim nächsten Aktivieren von Mikrofon/Kamera/Bildschirm erneut nach der Zugriffsberechtigung gefragt.
    Die Webcam-Bilder frieren ein, mein Computer wird laut, mein Telefon läuft heiß.
    Dein Gerät hat Schwierigkeiten die Anzahl der Video-Streams und die damit einhergehende Datenmenge zu verarbeiten. Siehe Wie kann ich die in der Konferenz übertragenen Daten reduzieren?
    Warum ist der Ton abgehackt?
    Dein Gerät hat Schwierigkeiten die Datenmenge zu verarbeiten. Siehe Wie kann ich die in der Konferenz übertragenen Daten reduzieren?
    Trotz Optimierung der Datenmenge und Verbindung habe ich Probleme. Wie kann ich an der Konferenz teilnehmen?
    Wenn trotz reduzierter Datenmenge und optimierter Netzwerkverbindung Probleme mit der Konferenz auftreten, empfehlen wir die Einwahl per Telefon.
    Die hochgeladenen PDFs/Präsentationen sind unvollständig. Was kann ich tun?
    PDFs mit komplexen Vektorgrafiken, z.B. Architekturpläne, oder vielen Rasterbildern pro Seite mit der externen Software Imagemagick in ein PDF umwandeln. Anschließend das neu erzeugte PDF in BigBlueButton hochladen.
    Ich komme ohne Fehler und Problememeldung in die Konferenz, höre jedoch keinen Ton oder werde nicht gehört
    • Jeder Name in der Teilnehmer*innen-Liste links hat ein kleines Audio-Symbol, das über den Status des Audio-Geräts informiert:
      • Grüner Kopfhörer: Konferenz wurde im Zuhören-Modus betreten. Zweimal auf das Telefonhörer-Symbol am unteren Bildschirmrand klicken, um in den Mikrofon-Modus zu wechseln.
      • Rotes Mikrofon: Die Stummschaltung ist aktiviert. Auf Mikrofon-Symbol am unteren Bildschirmrand klicken, um Stummschaltung aufzuheben.
      • Grünes Mikrofon: Die Audioverbindung in BigBlueButton ist aufrecht. Noch einmal in die Konferenz einsteigen und mit dem Echo-Test überprüfen, ob das richtige Gerät ausgewählt wurde und funktioniert. Gegebenenfalls über die Audioeinstellungen des Betriebssystems die Funktionstüchtigkeit des Geräts überprüfen.
      • Weißes Feld/Kein Symbol: Es besteht keine Audio-Verbindung zur Konferenz. Noch einmal Einwählen.
    Liegt das Problem an meinem Gerät oder der Internetverbindung?
  • Falls verfügbar, versuche über ein anderes Gerät im gleichen Netzwerk der Konferenz beizutreten. Bleiben die Probleme bestehen, spricht es für ein Problem mit der Netzwerkverbindung. Beispielsweise kann eine lokaler Firewall oder eine Sicherheitsoption im Browser die Verbindung behindern.
  • Was bedeutet Fehler 1007?
    Dieser Fehler und Probleme tritt vor allem bei speziell gesicherten Organisationsnetzwerken auf. In manchen Fällen kann die Benutzung von Firefox helfen. Als kurzfristige Lösung kann mit dem Mobiltelefon ein Hotspot (Handytethering) aktiviert und der Konferenz über das Mobilfunknetzwerk beigetreten werden. Für eine dauerhafte Lösung muss die IT-Abteilung deiner Organisation in Abstimmung mit ColloCall die Netzwerkeinstellungen anpassen.
    Was bedeutet Fehler 1002?
    Dieser Fehler und Probleme kann unterschiedliche Ursachen haben:
  • Eine instabile Internetverbindung, bei Datenpakete verloren gehen. Versuche dich mit LAN-Kabel zu verbinden oder in die Nähe des WLAN-Routers zu setzen
  • Zugriff auf ColloCall über ein speziell gesichertes Organisationsnetzwerk. Für die Behebung siehe Fehler und Probleme 1007.
  • In sehr selten Fällen kann es zu einem Absturz der Audiokomponente bei ColloCall gekommen sein. In diesem Fall wird der Fehler und Probleme spätestens nach 5 Minuten erkannt und automatisch behoben.
  • Was bedeutet Fehler 1003?
    Der benutzte Browser ist zu alt oder wird nicht unterstützt. Siehe auch Welche Browser werden empfohlen?
    Was bedeuten Fehler 1001, 1005, 1006, 1009, 1010?
    Diese Fehler und Probleme weisen auf eine instabile Internetverbindung hin. Die Teilnahme an Audio/Video-Konferenz setzt eine bessere Verbindung voraus als einfaches Surfen im Internet. Neben der Bandbreite sind eine geringe Latenz und keine Paketverluste nötig. Diese Fehler und Probleme können durch Umstieg auf eine andere, stabilere Internet-Verbindung behoben werden. Die Datenmenge zu reduzieren kann ebenfalls helfen.