Hilfe

Die zuvor im öffentlichen Chat beim Beitritt angezeigten Informationen befinden sich jetzt in einem eigenen Dialog „Sitzungsdetails“. Diese Dialog wird beim ersten Eintritt in die Konferenz angezeigt. Um ihn später erneut aufzurufen, klicken Sie bitte auf den Sitzungsnamen.

Die Einstellung, um sich selbst auf „abwesend“ zu setzen, wurde in das Drei-Punkte-Menü verschoben und das Design verbessert. Bitte beachten Sie, dass beim Einstellen auf „abwesend“ Ihr Mikrofon stummschaltet, die Webcam ausblendet, ein Symbol auf Ihrem Avatar hinzufügt und eine Notiz im öffentlichen Chat erstellt wird.

Teilnehmende können mit diesem neuen roten Button die Sitzung direkt verlassen. Für Moderator*innen bietet der Button zudem die Möglichkeit, das Meeting zu beenden.

Die vorherige Pop-up-Benachrichtigung, die beim Heben der Hand angezeigt wurde, entfällt. Stattdessen gibt es jetzt einen neu gestalteten Abschnitt in der Seitenleiste, der für alle sichtbar ist und sämtliche Teilnehmenden mit gehobener Hand auflistet. Darüber hinaus wird die jeweilige Position jeder Person in der Warteschlange sowohl in der Seitenleiste als auch im Kamera-Bereich angezeigt. Teilnehmende haben die Möglichkeit, ihre eigene Hand direkt aus der Liste der gehobenen Hände oder der allgemeinen Teilnehmerliste zu senken. Außerdem werden Teilnehmende darüber informiert, dass sie als Nächste in der Warteschlange sind.

Die Ergebnisse von Umfragen werden jetzt in ansprechend gestalteten Grafiken angezeigt, anstelle der vorherigen textbasierten Darstellung. Dies sorgt für eine höhere Klarheit und stärkere Wirkung der präsentierten Ergebnisse.

In den Einstellungen kann jetzt die Option „Push-To-Talk“ für das Audio aktiviert werden. Während BigBlueButton im Vordergrund läuft und kein Textfeld (wie Chat, Notizen oder Whiteboard) ausgewählt ist, kann das Mikrofon durch Drücken der Taste „m“ aktiviert werden. Halten Sie „m“ gedrückt, um zu sprechen; sobald die Taste losgelassen wird, wird das Mikrofon wieder stummgeschaltet. Standardmäßig ist „Push-to-Talk“ deaktiviert und kann in den Einstellungen unter Anwendung oben rechts aktiviert werden.

Mit der Version 3.0 von BigBlueButton haben Sie nun die Möglichkeit, ihre eigenen Chat-Nachrichten zu bearbeiten oder zu löschen. Zusätzlich können sie auf Nachrichten mit Emojis reagieren und direkt auf andere Nachrichten antworten, was die Interaktion im Chat deutlich verbessert.

Das Whiteboard verfügt jetzt über neue Funktionen, darunter zusätzliche Formen, Checkboxen und ein Hervorhebungswerkzeug.

Der Upload von SVG-Dateien für Präsentationen ist aus Sicherheitsgründen nicht mehr möglich. Wenn Sie weiterhin Vektordateien nutzen möchten, exportieren Sie die Datei bitte zuerst im PDF-Format.

Sie können die neuen Funktionen in unserem öffentlichen Testraum ausprobieren: https://ultramarin.collocall.de/rooms/hlx-bct-egk-u8z/join

Das Hosting der Software BigBlueButton wird gemeinschaftlich (*coll*ective) und lokal (local) von den zwei IT-Kooperativen UNI:CODE IT Solutions GmbH und datenkollektiv.net GmbH & Co. KG betrieben.

Unter dem Namen ColloCall bieten wir das Hosting der Open Source Software BigBlueButton™ auf verschlüsselten Servern in Deutschland. Wir installieren die Software auf unseren Servern, halten diese auf aktuellem Stand und sorgen für einen reibungslosen Betrieb.

Bei einem Shared Host wird der Server, und somit die Rechenleistung, mit anderen Organisationen geteilt. Wir achten darauf, ausreichend Serverleistung zur Verfügung zu stellen, bei starker gleichzeitiger Nutzung kann jedoch trotzdem die Übertragungsqualität der Videokonferenz vorübergehend sinken. Bei einem dedizierten, also eigenen Server, steht der Server den jeweiligen Kund*innen exklusiv zur Verfügung. Das stellt sicher, dass die Ressourcen jederzeit voll verfügbar sind. Wir benutzen keine Virtual Machines und stellen bei dedizierten Servern immer die volle Rechenleistung des physischen Servers zur Verfügung.

Die Nutzung des Dienstes ist in diesem Fall ist nicht technisch limitiert. Stattdessen setzen wir auf die Fairness der Benutzer*innen, ein Preis-Modell entsprechend der benötigten Personen-Anzahl zu wählen und den Service ressourcen-schonend zu benutzen. Das bedeutet unter anderem, die Anzahl der Videostreams gering zu halten und die Telefoneinwahl als zusätzliche Verbindungsmöglichkeit, und nicht als Telefonkonferenz-System, zu benutzen.

Die Daten werden an allen Stellen zwischen Server und Teilnehmer*innen TLS-verschlüsselt übertragen. Wir anonymisieren die Zugriffe auf unsere Plattform und geben keine Zugriffsdaten an Dritte weiter. Die Server werden auf vollverschlüsselten Festplatten in Deutschland betrieben und sind somit von Zugriff durch außen geschützt. Reguläre Telefonverbindungen sind jedoch grundsätzlich unverschlüsselt. Sollten daher Personen über die Telefoneinwahl an der Sitzung teilnehmen, so werden die Audiodaten unverschlüsselt zwischen Telefon und BigBlueButton übertragen.

Bei allen Produkten mit eigenem Verwaltungszugang (Flex, Dediziert, Cluster) können das Logo links oben und die Kontrastfarben selbst individualisiert werden. Auf Wunsch können wir außerdem eine andere Standard-Präsentation hinterlegen.

Das gewünschte Paket kann auf unserer Preisübersicht ausgewählt werden, die Weiterleitung zum Bestellformular erfolgt automatisch. Die Bezahlmöglichkeiten sind Rechnung, SEPA-Lastschrift oder PayPal.

Damit Teilnehmer*innen aus abgesicherten Organisationsnetzwerken ebenfalls an Sitzungen teilnehmen können, ist ein sogenannter TURN-Server notwendig. Ein Shared-TURN-Server ist bei allen Produkten inkludiert. Bei dedizierten Servern/Clustern kann optional ein dedizierter TURN-Server gebucht werden. Diesen empfehlen wir vor allem, wenn viele der erwarteten Teilnehmer*innen aus Behörden oder größeren Unternehmen stammen.

Sitzungsaufzeichnungen sind bei dem Produkt Flex automatisch verfügbar. Bei Dediziert sind Aufzeichnungen verfügbar, sofern dies bei der Bestellung angegeben wurde. Eine nachträgliche Aktivierung der Aufzeichnungsfunktion ist jedoch möglich. Hier gibt es die Hinweise zur Benutzung der Aufzeichnungsfunktion.

BigBlueButton empfiehlt pro Sitzung maximal 200 Personen und maximal 25 Videos.

Dieses Video gibt eine gute Einführung in BigBlueButton. Unter test.bigbluebutton.org gelangt man mittels Registrierung in eine Test-Sitzung, in der man die Funktionen ohne andere Teilnehmer*innen ausprobieren kann. Auf free.collocall.de gibt es die Möglichkeit sich gratis zu registrieren und BigBlueButton mit mehreren Personen mit dem von uns angebotenen Hosting auszuprobieren.

Um die Netzwerkverbindung zu stabiliseren und damit die Übertragungsqualität zu verbessern, empfehlen wir, besonders für Vortragende, den Computer über ein Netzwerkkabel mit dem Internet zu verbinden. Den Computer in der Nähe des WLAN Routers zu benutzen, hilft ebenfalls.

Die Benutzung eines Headsets verbessert die Audio- und Sprachqualität erheblich.

Einen der empfohlenen Browser benutzen.

• Für den Desktop:
  • Firefox, Chrome/Chromium oder Edge (aktuelle Versionen)
  • Internet Explorer wird derzeit nicht unterstützt
• Auf dem Smartphone:
  • Android ab 6.0: Chrome
  • iOS: Safari

Die Internetverbindung sollte zumindest 1,0 MBit/s Uplink und 1,0 MBit/s Downlink haben. Im Mobilnetzwerk empfehlen wir 4G LTE als Übertragungsstandard. Die Geschwindigkeit der eigenen Internetverbindung können Sie auf speedtest.net testen.

• Die in der Sitzung übertragene Datenmenge reduzieren.
• Die eigene Webcam auszuschalten reduziert die zu übertragenen Daten ebenfalls.
• Über die Telefon-Einwahl teilnehmen.

• Hinweise zur Bildschirm-Freigabe beachten.
• Weniger Kameras teilen. Mit jeder geteilten Kamera steigt die anfallende Datenmenge exponentiell. Moderator*innen können beispielsweise Kameras nur für bestimme Teilnehmer*innen freigeben.
• Teilnehmer*innen können bei der Kamera-Freigabe die Auflösung low auswählen, um weniger Daten zu übertragen
• Daten sparen aktivieren: Über das Symbol im rechten oberen Eck gelangt man zu den Einstellungen. Unter Daten sparen Bildschirm und/oder Videos der anderen Personen deaktivieren. Die Videos/Bildschirme der anderen Teilnehmer*innen werden dadurch nicht mehr übertragen. Diese Einstellung betrifft nur die eigene Ansicht.

• Die Funktion Bildschirm teilen benötigt, aufgrund der vielen zu übertragenden Daten, verhältnismäßig viel Bandbreite. Sie kann die Sitzungsqualität deutlich beeinflussen.
• Um die Datenmenge zu reduzieren, bei der Freigabe nur das benötigte Fenster, und nicht den ganzen Bildschirm, auswählen. Anschließend das geteilte Fenster auf die benötigte Größe minimieren anstatt es auf den gesamten Bildschirm zu maximieren.
• Videos und Präsentationen sollten ausschließlich über die eigens dafür vorgesehenen, datensparenden Funktionen geteilt werden.

• Um ein Video zu teilen, werden Präsentations-Rechte benötigt:
  • + Symbol am unteren Bildschirmrand anklicken
  • Externes Video teilen auswählen
  • URL einfügen und mit Neues Video teilen bestätigen
• Eingefügt werden können:
  • URLs von Videos auf YouTube, Vimeo, Instructure Media, Twitch und Daily Motion
  • Links von öffentlich im Internet abrufbarenALDateien mit .mp4-Endung
  • Videos auf Nextcloud: öffentlichen Download-Link (kein Passwort) kopieren und Zeichenfolge ?.mp4 an den Link anhängen. Anschließend die gesamte Zeichenkette in BigBlueButton einfügen.

Sitzungsaufzeichnungen können, sofern für das jeweilige Produkt verfügbar, über die Organisations-Einstellungen aktiviert werden. Wir empfehlen, im Sinne der Datensparsamkeit, Sitzungsaufzeichnungen nur zu aktivieren, wenn diese wirklich benötigt werden. Mit diesen Schritten werden Sitzungsaufzeichnungen aktiviert:

• mit einem Konto mit Verwaltungsrechten in BigBlueButton anmelden
• Rechts oben auf den Profil-Namen klicken und Organisation auswählen
• In der Sidebar links Grundeinstellungen anklicken, anschließend Tab Einstellungen auswählen
• In der Optionenliste Erfordert die Zustimmung des Rauminitiators und der Teilnehmer zur Aufzeichnung auf Aktiviert setzen

Durch die oben angeführten Schritte werden weitere Organisations-Einstellungen für Sitzungsaufzeichnungen verfügbar:

• In der Sidebar links Raumkonfiguration auswählen
• Berechtigungen für Aufnahme des Raumes erlauben setzen:
  • Deaktiviert: Sitzungen können nicht aufgezeichnet werden
  • Optional (empfohlen): Aufzeichnungen können pro Raum über die Raumeinstellungen aktiviert werden
  • Immer aktiviert (nicht empfohlen): Die Sitzungen aller Räume werden aufgezeichnet
  • Wenn Sitzungsaufzeichnungen für einen oder alle Räume aktiviert sind, zeichnet BigBlueButton alle Sitzungen in voller Länge der jeweiligen Räume im Hintergrund auf. Erst nach dem Sitzungsende werden die nicht als "aufgezeichnet" markierten Sitzungsteile gelöscht. Dieser Prozess kann, abhängig von der Serverauslastung, Minuten bis Stunden dauern.
    
    Gemäß DSGVO benötigt eine Sitzungsaufzeichnung, egal ob diese temporär ist oder nicht, eine aktive Zustimmung aller Teilnehmer*innen. Daher können Konferenz-Teilnehmer*innen einen Raum mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion erst betreten, wenn sie mittels Checkbox der Aufzeichnung zugestimmt haben. Das ist unabhängig davon, ob die Aufzeichnungsfunktion während der Sitzung gestartet wird oder nicht.

Bei ausgewiesenen Produkten gehört die Telefoneinwahl zum Leistungsumfang oder kann hinzugebucht werden. Die Telefon-Einwahl ermöglicht über eine statische Einwahlnummer die Teilnahme an Konferenzen mit dem Telefon. Die Abrechnung erfolgt nach dem Ortstarif des jeweiligen Netzanbieters.

Die Telefonnummer + PIN sind nach dem Erstellen des Raums sichtbar und können somit vorab mit den Teilnehmer*innen geteilt werden. Die Nummer wird außerdem vor dem Eintritt in die Konferenz angezeigt.

• Die Einwahl per Telefon ist erst möglich, wenn sich zumindest eine weitere Person mittels Browser und mit aktivierter Audiospur in der Sitzung befindet.
• Stummschalten: Mit der Telefontaste "0" kann die Stummschaltung (de-)aktiviert werden.
• Anonym anrufen: Die meisten Telefonnetz-Betreiber bieten eine Zeichenkombination (z.B.#31#), die der gewählten Telefonnummer vorangestellt wird, um die eigene Telefonnummer zu unterdrücken. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Netzbetreiber, wie der entsprechende Zeichencode lautet.
• In einen Breakout-Raum wechseln:
  • Verbindung zum Hauptraum durch auflegen trennen.
  • Telefon-Verbindung erneut starten, dabei die im Breakout-Raum angegebene PIN benutzen.
  • Die PIN des Breakout-Raums besteht aus der PIN des Hauptraums plus der Ziffer des Breakout-Raums.

Ja, bei der Kamera-Freigabe können unterschiedliche Hintergründe, darunter auch eine verzerrte Version, ausgewählt werden.

Ja, Sitzungen können z.B. mit der mit der mit der Open Source Software OBS Studio an einen von uns bereitgestellten Streaming-Server oder an eine andere, öffentliche Streaming-Plattform übertragen werden.

• Innerhalb von Firmennetzwerken oder hinter Firewalls müssen die Ports für den ColloCall-Server geöffnet werden. Für TCP sind das die die Ports 80/443 (HTTP/HTTPS). Bei UDP Ports ist es notwendig, den Bereich von 16384 bis 32767 für WebRTC-basiertes Audio freizuschalten.
• Ist es nicht möglich, diese Freigaben einzurichten, ermöglichen unsere TURN-Server dennoch eine Teilnahme an der Konferenz. Für ein optimales Nutzungserlebnis sollte dennoch ein ungefilterter Zugriff auf den ColloCall-Server gegeben sein.
• Die Kombination aus Chrome-Browser, TURN-Relay (gefilterter Netzwerkverbindung) und IPv6 ist zur Zeit leider nicht möglich.

Wir raten von einer Nutzung von ColloCall über VPN ab, da die Störungswahrscheinlichkeit hoch ist. Eine VPN-Verbindung hat höhere Anforderungen an die Bandbreite und sie erzeugt Verzögerungen bei der Datenübertragung. Die VPN-Verbindung muss außerdem über das UDP-Protokoll hergestellt werden, um an der Konferenz teilnehmen zu können.

Wenn die Freigabe von Mikrofon, Kamera oder Bildschirm plötzlich nicht mehr funktioniert, liegt es oft an der fehlenden Zugriffsberechtigung des Browsers.
Mit diesen Schritten können die Einstellungen für die Berechtigungen für ColloCall zurücksetzen:

• Chrome:
  • Einstellungen für Privatsphäre und Sicherheit öffnen
  • nach collocall (oder Custom Domain) suchen
  • Klick auf Button "Berechtigungen zurücksetzen"
• Firefox:
  • Auf das Schloss-Symbol am linken Rand der Adress-Leiste klicken, um die Seiteneinstellungen zu öffnen
  • Zugriffsberechtigung für Kamera/Mikrofon/Bildschirm jeweils auf erlaubt setzen
  • Alternativ dazu die Seiteneinstellungen über Cookies und Seiteneinstellungen löschen komplett zurücksetzen. Dadurch wird beim nächsten Aktivieren von Mikrofon/Kamera/Bildschirm erneut nach der Zugriffsberechtigung gefragt.

Dein Gerät hat Schwierigkeiten die Anzahl der Video-Streams und die damit einhergehende Datenmenge zu verarbeiten. Siehe Wie kann ich die in der Konferenz übertragenen Daten reduzieren?

Dein Gerät hat Schwierigkeiten die Datenmenge zu verarbeiten. Siehe Wie kann ich die in der Konferenz übertragenen Daten reduzieren?

Wenn trotz reduzierter Datenmenge und optimierter Netzwerkverbindung Probleme mit der Konferenz auftreten, empfehlen wir die Einwahl per Telefon.

PDFs mit komplexen Vektorgrafiken, z.B. Architekturpläne, oder vielen Rasterbildern pro Seite mit der externen Software Imagemagick in ein PDF umwandeln. Anschließend das neu erzeugte PDF in BigBlueButton hochladen.

Jeder Name in der Teilnehmer*innen-Liste links hat ein kleines Audio-Symbol, das über den Status des Audio-Geräts informiert:

• Grüner Kopfhörer: Konferenz wurde im Zuhören-Modus betreten. Zweimal auf das Telefonhörer-Symbol am unteren Bildschirmrand klicken, um in den Mikrofon-Modus zu wechseln.
• Rotes Mikrofon: Die Stummschaltung ist aktiviert. Auf Mikrofon-Symbol am unteren Bildschirmrand klicken, um Stummschaltung aufzuheben.
• Grünes Mikrofon: Die Audioverbindung in BigBlueButton ist aufrecht. Noch einmal in die Konferenz einsteigen und mit dem Echo-Test überprüfen, ob das richtige Gerät ausgewählt wurde und funktioniert. Gegebenenfalls über die Audioeinstellungen des Betriebssystems die Funktionstüchtigkeit des Geräts überprüfen.
• Weißes Feld/Kein Symbol: Es besteht keine Audio-Verbindung zur Konferenz. Noch einmal Einwählen.

Dieser Fehler und Probleme tritt vor allem bei speziell gesicherten Organisationsnetzwerken auf. In manchen Fällen kann die Benutzung von Firefox helfen. Als kurzfristige Lösung kann mit dem Mobiltelefon ein Hotspot (Handytethering) aktiviert und der Konferenz über das Mobilfunknetzwerk beigetreten werden. Für eine dauerhafte Lösung muss die IT-Abteilung deiner Organisation in Abstimmung mit ColloCall die Netzwerkeinstellungen anpassen.

Dieser Fehler und Probleme kann unterschiedliche Ursachen haben:

• Eine instabile Internetverbindung, bei Datenpakete verloren gehen. Versuche dich mit LAN-Kabel zu verbinden oder in die Nähe des WLAN-Routers zu setzen
• Zugriff auf ColloCall über ein speziell gesichertes Organisationsnetzwerk. Für die Behebung siehe Fehler und Probleme 1007.
• In sehr selten Fällen kann es zu einem Absturz der Audiokomponente bei ColloCall gekommen sein. In diesem Fall wird der Fehler und Probleme spätestens nach 5 Minuten erkannt und automatisch behoben.

Der benutzte Browser ist zu alt oder wird nicht unterstützt. Siehe auch Welche Browser werden empfohlen?

Diese Fehler und Probleme weisen auf eine instabile Internetverbindung hin. Die Teilnahme an Audio/Video-Konferenz setzt eine bessere Verbindung voraus als einfaches Surfen im Internet. Neben der Bandbreite sind eine geringe Latenz und keine Paketverluste nötig. Diese Fehler und Probleme können durch Umstieg auf eine andere, stabilere Internet-Verbindung behoben werden. Die Datenmenge zu reduzieren kann ebenfalls helfen.