Datenschutzerklärung
Videokonferenz-Service ColloCall

Datenschutzerkärung Website collocall.de

Stand: 12.05.2022

Wir versuchen grundsätzlich möglichst wenige persönliche Daten zu erheben, trotzdem ist es für den Betrieb unserer Dienste notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Wir tun dies unter Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können, wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum. ColloCall wird von der datenkollektiv.net OHG in enger Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer UNI:CODE IT Solutions GmbH betrieben.


Um möglichst wenige personenbezogenen Daten zu erfassen und die erfassten Daten zu schützen, setzen wir folgende Maßnahmen:


  • Wir erfassen ausschließlich Daten, die für das Angebot unserer Dienste notwendig sind
  • Wir erfassen daher keine Daten zur Analyse des Surfverhaltens
  • Wir verwenden auch keine externen Website-Tracker
  • IP-Adressen werden anonymisiert in den Zugriff-Logs gespeichert
  • Daten werden, ausgenommen Telefoneinwahl, ausschließlich verschlüsselt übertragen.
  • Die Server werden mit verschlüsselten Festplatten betrieben
  • Unsere Server befinden sich in Deutschland

Art und Zweck der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung unseres Videokonferenz-Dienstes ColloCall unterscheiden wir zwischen folgenden Nutzer*innen-Gruppen: Konferenz-Teilnehmer*innen, Gastgeber*innen und Vertragspartner*innen. Abhängig von der Nutzer*innen-Gruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert.

Konferenz-Teilnehmer*innen

Teilnehmer*innen sind Personen die ohne Account, daher ausschließlich über einen Einwahl-Link oder Telefon-Einwahl, an einer Konferenz teilnehmen. Um an einer Konferenz teilzunehmen, ist die Angabe eines Namens – auch ein Pseudonym ist möglich – notwendig. Folgende Informationen werden erhoben:
Information
Zweck
Dauer
Name/Pseudonym
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Video und Audio
Benutzung von ColloCall
Verarbeitung ohne Speicherung
Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Hochgeladene Präsentationen
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Nur bei Telefon-Einwahl:
Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer
Benutzung von ColloCall mittels Telefon-Einwahl
Bis Sitzungsende
Nur bei aktivierter Sitzungsaufzeichnung:
Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw. Bei Sitzungseintritt muss explizite Zustimmung zur Aufzeichnung gegeben werden.
Benutzung von ColloCall mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion
Bis Löschung der Aufzeichung.
Für eine Teilnahme an Sitzungen mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion muss der Aufzeichnung bei Eintritt in die Sitzung aktiv zugestimmt werden
Cookie für Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym)
Einfachere Bedienung
Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr
Session Cookie
Benutzung von ColloCall
Cookie-Lebensdauer: Bis zum Schließen des Browsers
IP-Adresse, Datum + Uhrzeit des Zugriffs
Zugriff auf ColloCall
Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert
Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser
Fehlermonitoring
Verarbeitung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert


Gastgeber*innen

Gastgeber*innen verfügen über einen ColloCall-Account. Sie veranstalten Konferenzen, indem sie Räume anlegen und Teilnehmer*innen über Einwahl-Links in diese Räume einladen. Eine Löschung des Accounts inklusive der unten angeführten Daten ist jederzeit selbstständig über das ColloCall-Profil möglich. Folgende Informationen werden gespeichert:
Information
Zweck
Dauer
Benutzername
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
E-Mail-Adresse
Kontoerstellung, Benutzung ColloCall, Kundenkommunikation
Bis Löschung des Accounts
Passwort
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Datum und Uhrzeit der Registrierung
Administration von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Profil-Information und Account-Einstellungen
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Räume (Name, Konfiguration, letzte Nutzung)
Benutzung von ColloCall
Bis zur Löschung des Raums oder des Accounts
Video und Audio
Benutzung von ColloCall
Verarbeitung ohne Speicherung
Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Hochgeladene Präsentationen
Benutzung von ColloCall
In akiver Sitzung hochgeladen: Bis Sitzungsende
Zu Raum hinzugefügt: Bis Löschung der Präsentation oder des Raums
Nur bei Telefon-Einwahl:
Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer
Benutzung von ColloCall mittels Telefon-Einwahl
Bis Sitzungsende
Nur bei aktivierter Sitzungsaufzeichnung:
Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw. Bei Sitzungseintritt muss explizite Zustimmung zur Aufzeichnung gegeben werden.
Benutzung von ColloCall mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion
Bis Löschung der Aufzeichung.
Für eine Teilnahme an Sitzungen mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion muss der Aufzeichnung bei Eintritt in die Sitzung aktiv zugestimmt werden
Cookie für Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym)
Einfachere Bedienung
Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr
Session Cookie
Benutzung von ColloCall
Cookie-Lebensdauer: Bis zum Schließen des Browsers
IP-Adresse, Datum + Uhrzeit des Zugriffs
Zugriff auf ColloCall
Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert
Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser
Fehlermonitoring
Verarbeitung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert


Vertragspartner*innen

Vertragsdaten werden getrennt von den Nutzungsdaten gespeichert. Um unsere Geschäftsbeziehungen abzuwickeln, verarbeiten und speichern wir folgende Daten:
Information
Zweck
Dauer
Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Zahlungsdaten
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Information zu Vertragsvereinbarungen
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Vertragsbezogene Korrespondenz
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Support-Korrespondenz
Bereitstellung von ColloCall
Bis Ende des Vertragsverhältnisses

Weitergabe und Zugriff auf Daten an bzw. durch Dritte

Wir teilen Daten nur mit Dritten, wenn es technisch, organisatorisch oder rechtlich notwendig ist.
  • Alle Teilnehmer*innen der Videokonferenz haben Zugriff auf die innerhalb der Konferenz geteilten personenbezogenen Daten.
  • Bei der Benutzung der Funktion „Video teilen“ baut der Browser eine Verbindung zum Hosting-Anbieter des Videos (zB YouTube, Vimeo) auf. Dieser setzt üblicherweise ein sogenanntes „3rd-Party-Cookie“.
  • Bei der Einwahl mit dem Telefon werden Telefonnummer, Gesprächsdauer, PIN sowie alle Audio-Inhalte der Konferenz durch den Telefoneinwahl-Anbieter easybell GmbH verarbeitet.
  • ColloCall wird von der datenkollektiv.net OHG in enger Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer UNI:CODE IT Solutions GmbH betrieben, die oben angeführten Daten werden daher von beiden Unternehmen verarbeitet.
  • Für den Betrieb des Dienstes mieten wir Server in deutschen Rechenzentren der Hetzner GmbH an. Diese hat aufgrund der Festplattenverschlüsselung keinen Zugriff auf die durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
  • Zahlungsdaten sind den involvierten Finanzdienstleistern (zB PayPal, Banken) zugänglich.
  • Rechnungsdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflicht an Finanzbehörden weitergegeben.
  • Log-Dateien

    Um die Nutzung unserer Dienste nachzuverfolgen und eine gute Performance der Systeme sicherstellen zu können, erheben wir Log-Daten und speichern diese für 30 Tage:

    • Beim Zugriff auf unsere Dienste: Server-Name, IP-Adresse (anonymisiert)
    • Bei technischen Fehlern: Server-Name, Raum, Fehler, IP-Adresse (anonymisiert), Betriebssystem, Browser

    Verschlüsselung

    Die Kommunikation mit unserem Dienst ColloCall, mit Ausnahme der Telefoneinwahl, ist mit dem TLS-Protokoll nach aktuellem Stand der Technik für Dritte unlesbar verschlüsselt. Die Authentizität unserer Dienste ist über Zertifikate der Organisation "Let's Encrypt" sichergestellt.

    Cookies

    Cookies ermöglichen es uns, durch kleine, gespeicherte Text-Dateien, beim erneuten Besuch unserer Dienste Browser eindeutig zu identifizieren. Die Speicherung von Cookies kann in den Browser-Einstellungen deaktiviert, und bestehende Cookies gelöscht, werden. Wir setzen ausschließlich funktionale Cookies, die für den technischen Betrieb notwendig sind.

    Nutzer*innen-Rechte

    Wir geben auf Anfrage Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, berichtigen falsche personenbezogene Daten oder löschen diese, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen. Außerdem kann die erteilte Einwilligung zur Datennutzung widerrufen oder eingeschränkt werden.

    Beschwerde

    Beschwerden über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DGSVO können gerichtet werden an:
    Unsere Datenschutzbeauftragte
    Veronika Plass
    UNI:CODE IT Solutions GmbH
    Sächsische Datenschutzbeauftragte
    Devrientstraße 5
    01067 Dresden

    Anbieter

    Die oben genannten Regelungen informieren über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Videokonferenz-Lösung ColloCall durch
    datenkollektiv.net OHG
    Telefon +49 351 41886600
    datenschutz@datenkollektiv.net