Datenschutzerklärung Videokonferenz-Service ColloCall
Stand: 12.05.2022
Wir versuchen grundsätzlich möglichst wenige persönliche Daten zu erheben, trotzdem ist es für den Betrieb unserer Dienste notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Wir tun dies unter Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können, wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum. ColloCall wird von der datenkollektiv.net GmbH & Co. KG in enger Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer UNI:CODE IT Solutions GmbH betrieben.
Um möglichst wenige personenbezogenen Daten zu erfassen und die erfassten Daten zu schützen, setzen wir folgende Maßnahmen:
- Wir erfassen ausschließlich Daten, die für das Angebot unserer Dienste notwendig sind
- Wir erfassen daher keine Daten zur Analyse des Surfverhaltens
- Wir verwenden auch keine externen Website-Tracker
- IP-Adressen werden anonymisiert in den Zugriff-Logs gespeichert
- Daten werden, ausgenommen Telefoneinwahl, ausschließlich verschlüsselt übertragen.
- Die Server werden mit verschlüsselten Festplatten betrieben
- Unsere Server befinden sich in Deutschland
Art und Zweck der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Bei der Nutzung unseres Videokonferenz-Dienstes ColloCall unterscheiden wir zwischen folgenden Nutzer*innen-Gruppen: Konferenz-Teilnehmer*innen, Gastgeber*innen und Vertragspartner*innen. Abhängig von der Nutzer*innen-Gruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert.
Konferenz-Teilnehmer*innen
Teilnehmer*innen sind Personen die ohne Account, daher ausschließlich über einen Einwahl-Link oder Telefon-Einwahl, an einer Konferenz teilnehmen. Um an einer Konferenz teilzunehmen, ist die Angabe eines Namens – auch ein Pseudonym ist möglich – notwendig. Folgende Informationen werden erhoben:
| Information | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| Name/Pseudonym | Benutzung von ColloCall | Bis Sitzungsende |
| Video und Audio | Benutzung von ColloCall | Verarbeitung ohne Speicherung |
| Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links | Benutzung von ColloCall | Bis Sitzungsende |
| Hochgeladene Präsentationen | Benutzung von ColloCall | Bis Sitzungsende |
|
Nur bei Telefon-Einwahl: Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer |
Benutzung von ColloCall mittels Telefon-Einwahl | Bis Sitzungsende |
|
Nur bei aktivierter Sitzungsaufzeichnung: Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw. Bei Sitzungseintritt muss explizite Zustimmung zur Aufzeichnung gegeben werden. |
Benutzung von ColloCall mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion |
Bis Löschung der Aufzeichung. Für eine Teilnahme an Sitzungen mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion muss der Aufzeichnung bei Eintritt in die Sitzung aktiv zugestimmt werden |
| Cookie für Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym) | Einfachere Bedienung | Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr |
| Session Cookie | Benutzung von ColloCall | Cookie-Lebensdauer: Bis zum Schließen des Browsers |
| IP-Adresse, Datum + Uhrzeit des Zugriffs | Zugriff auf ColloCall | Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert |
| Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser | Fehlermonitoring | Verarbeitung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert |
Gastgeber*innen
Gastgeber*innen verfügen über einen ColloCall-Account. Sie veranstalten Konferenzen, indem sie Räume anlegen und Teilnehmer*innen über Einwahl-Links in diese Räume einladen. Eine Löschung des Accounts inklusive der unten angeführten Daten ist jederzeit selbstständig über das ColloCall-Profil möglich. Folgende Informationen werden gespeichert:
| Information | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| Benutzername | Benutzung von ColloCall | Bis Löschung des Accounts |
| E-Mail-Adresse | Kontoerstellung, Benutzung ColloCall, Kundenkommunikation | Bis Löschung des Accounts |
| Passwort | Benutzung von ColloCall | Bis Löschung des Accounts |
| Datum und Uhrzeit der Registrierung | Administration von ColloCall | Bis Löschung des Accounts |
| Profil-Information und Account-Einstellungen | Benutzung von ColloCall | Bis Löschung des Accounts |
| Räume (Name, Konfiguration, letzte Nutzung) | Benutzung von ColloCall | Bis Löschung des Accounts oder des Raums |
| Video und Audio | Benutzung von ColloCall | Verarbeitung ohne Speicherung |
| Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links | Benutzung von ColloCall | Bis Sitzungsende |
| Hochgeladene Präsentationen | Benutzung von ColloCall |
In akiver Sitzung hochgeladen: Bis Sitzungsende Zu Raum hinzugefügt: Bis Löschung der Präsentation oder des Raums |
|
Nur bei Telefon-Einwahl: Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer |
Benutzung von ColloCall mittels Telefon-Einwahl | Bis Sitzungsende |
|
Nur bei aktivierter Sitzungsaufzeichnung: Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw. Bei Sitzungseintritt muss explizite Zustimmung zur Aufzeichnung gegeben werden. |
Benutzung von ColloCall mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion |
Bis Löschung der Aufzeichung. Für eine Teilnahme an Sitzungen mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion muss der Aufzeichnung bei Eintritt in die Sitzung aktiv zugestimmt werden |
| Cookie für Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym) | Einfachere Bedienung | Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr |
| Session Cookie | Benutzung von ColloCall | Cookie-Lebensdauer: Bis zum Schließen des Browsers |
| IP-Adresse, Datum + Uhrzeit des Zugriffs | Zugriff auf ColloCall | Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert |
| Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser | Fehlermonitoring | Verarbeitung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert |
Vertragspartner*innen
Vertragsdaten werden getrennt von den Nutzungsdaten gespeichert. Um unsere Geschäftsbeziehungen abzuwickeln, verarbeiten und speichern wir folgende Daten:
| Information | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail | Verrechnung des Abonnemonts | Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist |
| Zahlungsdaten | Verrechnung des Abonnemonts | Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist |
| Information zu Vertragsvereinbarungen | Verrechnung des Abonnemonts | Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist |
| Vertragsbezogene Korrespondenz | Verrechnung des Abonnemonts | Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist |
| Support-Korrespondenz | Bereitstellung von ColloCall | Bis Ende des Vertragsverhältnisses |
Weitergabe und Zugriff auf Daten an bzw. durch Dritte
Wir teilen Daten nur mit Dritten, wenn es technisch, organisatorisch oder rechtlich notwendig ist.
- Alle Teilnehmer*innen der Videokonferenz haben Zugriff auf die innerhalb der Konferenz geteilten personenbezogenen Daten.
- Bei der Benutzung der Funktion „Video teilen“ baut der Browser eine Verbindung zum Hosting-Anbieter des Videos (zB YouTube, Vimeo) auf. Dieser setzt üblicherweise ein sogenanntes „3rd-Party-Cookie“.
- Bei der Einwahl mit dem Telefon werden Telefonnummer, Gesprächsdauer, PIN sowie alle Audio-Inhalte der Konferenz durch den Telefoneinwahl-Anbieter easybell GmbH verarbeitet.
- ColloCall wird von der datenkollektiv.net GmbH & Co. KG in enger Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer UNI:CODE IT Solutions GmbH betrieben, die oben angeführten Daten werden daher von beiden Unternehmen verarbeitet.
- Für den Betrieb des Dienstes mieten wir Server in deutschen Rechenzentren der Hetzner GmbH an. Diese hat aufgrund der Festplattenverschlüsselung keinen Zugriff auf die durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
- Zahlungsdaten sind den involvierten Finanzdienstleistern (zB PayPal, Banken) zugänglich.
- Rechnungsdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflicht an Finanzbehörden weitergegeben.
Log-Dateien
Um die Nutzung unserer Dienste nachzuverfolgen und eine gute Performance der Systeme sicherstellen zu können, erheben wir Log-Daten und speichern diese für 30 Tage:
- Beim Zugriff auf unsere Dienste: Server-Name, IP-Adresse (anonymisiert)
- Bei technischen Fehlern: Server-Name, Raum, Fehler, IP-Adresse (anonymisiert), Betriebssystem, Browser
Verschlüsselung
Die Kommunikation mit unserem Dienst ColloCall, mit Ausnahme der Telefoneinwahl, ist mit dem TLS-Protokoll nach aktuellem Stand der Technik für Dritte unlesbar verschlüsselt. Die Authentizität unserer Dienste ist über Zertifikate der Organisation "Let's Encrypt" sichergestellt.
Cookies
Cookies ermöglichen es uns, durch kleine, gespeicherte Text-Dateien, beim erneuten Besuch unserer Dienste Browser eindeutig zu identifizieren. Die Speicherung von Cookies kann in den Browser-Einstellungen deaktiviert, und bestehende Cookies gelöscht, werden. Wir setzen ausschließlich funktionale Cookies, die für den technischen Betrieb notwendig sind.
Nutzer*innen-Rechte
Wir geben auf Anfrage Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, berichtigen falsche personenbezogene Daten oder löschen diese, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen. Außerdem kann die erteilte Einwilligung zur Datennutzung widerrufen oder eingeschränkt werden.
Beschwerde
Beschwerden über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DGSVO können gerichtet werden an:Unsere Datenschutzbeauftragte
Veronika Plass
UNI:CODE IT Solutions GmbH
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistr. 17
01067 Dresden
Anbieter
Die oben genannten Regelungen informieren über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Videokonferenz-Lösung ColloCall durch
datenkollektiv.net GmbH & Co. KG
Telefon +49 351 41886600
datenschutz@datenkollektiv.net