Datenschutzerklärung

Stand: 28.08.2021

Wir versuchen grundsätzlich möglichst wenige persönliche Daten zu erheben, trotzdem ist es für den Betrieb unserer Dienste notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Wir tun dies unter Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können, wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum. ColloCall wird gemeinschaftlich betrieben und verwaltet von datenkollektiv.net Rasch und Ungewitter GbR und der UNICODE IT Solutions GmbH, die unten angeführten Daten werden daher von beiden Unternehmen verarbeitet und gespeichert.


Um möglichst wenige personenbezogenen Daten zu erfassen und die erfassten Daten zu schützen, setzen wir folgende Maßnahmen:


  • Wir erfassen ausschließlich Daten, die für das Angebot unserer Dienste notwendig sind
  • Wir erfassen daher keine Daten zur Analyse des Surfverhaltens
  • Wir verwenden auch keine externen Website-Tracker
  • IP-Adressen werden anonymisiert in den Zugriff-Logs gespeichert
  • Daten werden, ausgenommen Telefoneinwahl, ausschließlich verschlüsselt übertragen.
  • Die Server werden mit verschlüsselten Festplatten betrieben
  • Unsere Server befinden sich in Deutschland
  • Die Daten werden ausschließlich von ColloCall verarbeitet und gespeichert, Ausnahmen sind:
    • Zahlungsdaten: Bei Zahlungen durch Finanzdienstleister (zB PayPal, Banken, ..)
    • Rechnungsdaten: Weitergabe an Finanzbehörden im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflicht
    • Telefoneinwahl-Daten: Sämtliche Sprachkommunikation sowie Metadaten (Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer) werden von den für die Telefoneinwahl notwendigen Drittanbietern DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Telefoneinwahl-Daten werden ausschließlich bei Konferenzen mit Telefoneinwahl-Teilnehmer*innen übermittelt.

Videokonferenzen / ColloCall

Bei der Nutzung unseres Videokonferenz-Dienstes ColloCall unterscheiden wir zwischen folgenden Nutzer*innen-Gruppen: Konferenz-Teilnehmer*innen, Gastgeber*innen und Vertragspartner*innen. Abhängig von der Nutzer*innen-Gruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert.

Konferenz-Teilnehmer*innen

Teilnehmer*innen sind Personen die ohne Account, daher ausschließlich über einen Einwahl-Link, an einer Konferenz teilnehmen. Um an einer Konferenz teilzunehmen, ist die Angabe eines Namens – auch ein Pseudonym ist möglich – notwendig. Folgende Informationen werden erhoben:
Information
Zweck
Dauer
Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym)
Einfachere Bedienung
Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr
Name/Pseudonym
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Video und Audio
Benutzung von ColloCall
Verarbeitung ohne Speicherung
Telefonnummer (nur bei Telefon-Einwahl)
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Hochgeladene Präsentationen
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw.
Benutzung von ColloCall, nur falls Aufzeichnungsfunktion für den jeweiligen Raum aktiviert ist
Bis Löschung der Aufzeichung.
Für eine Teilnahme an Sitzungen mit aktivierter Aufzeichnungsfunktion muss der Aufzeichnung bei Eintritt in die Sitzung aktiv zugestimmt werden
IP-Adresse
Zugriff auf ColloCall
Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert
Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser
Fehlermonitoring
Erhebung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert


Gastgeber*innen

Gastgeber*innen verfügen über einen ColloCall-Account. Sie veranstalten Konferenzen, indem sie Räume anlegen und Teilnehmer*innen über Einwahl-Links in diese Räume einladen. Eine Löschung des Accounts inklusive der unten angeführten Daten ist jederzeit selbstständig über das ColloCall-Profil möglich. Folgende Informationen werden gespeichert:
Information
Zweck
Dauer
Benutzername
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
E-Mail-Adresse
Kontoerstellung, Benutzung ColloCall, Kundenkommunikation
Bis Löschung des Accounts
Passwort
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Datum und Uhrzeit der Registrierung
Administration von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Profil-Information und Account-Einstellungen
Benutzung von ColloCall
Bis Löschung des Accounts
Räume (Name, Konfiguration, letzte Nutzung)
Benutzung von ColloCall
Bis zur Löschung des Raums oder des Accounts
Zustimmung zur Datenschutzerklärung (anonym)
Einfachere Bedienung
Cookie-Lebensdauer: 1 Jahr
Video und Audio
Benutzung von ColloCall
Verarbeitung ohne Speicherung
Telefonnummer (nur bei Telefon-Einwahl)
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Whiteboards, Chats, geteilte Notizen, Untertitel, Umfragen, externe Video-Links
Benutzung von ColloCall
Bis Sitzungsende
Hochgeladene Präsentationen
Benutzung von ColloCall
Bis manueller Löschung der Datei oder des Accounts
Alle in der Sitzung geteilten sicht- und hörbare Inhalte wie Audio, Kamera, öffentliche Chat-Nachrichten, geteilte Notizen, usw.
Benutzung von ColloCall, nur falls Aufzeichnungsfunktion für den jeweiligen Raum aktiviert ist
Bis Löschung der Aufzeichung
IP-Adresse
Zugriff auf ColloCall
Bis Zugriffsende, in Logfiles anonymisiert
Aufgetretener Fehler inkl. Betriebssystem und Browser
Fehlermonitoring
Erhebung ohne Speicherung, in Logfiles anonymisiert


Vertragspartner*innen

Vertragsdaten werden getrennt von den Nutzungsdaten gespeichert. Um unsere Geschäftsbeziehungen abzuwickeln, verarbeiten und speichern wir folgende Daten:
Information
Zweck
Dauer
Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Zahlungsdaten
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Information zu Vertragsvereinbarungen
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Vertragsbezogene Korrespondenz
Verrechnung des Abonnemonts
Bis Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Support-Korrespondenz
Bereitstellung von ColloCall
Bis Ende des Vertragsverhältnisses

Log-Dateien

Um die Nutzung unserer Dienste nachzuverfolgen und eine gute Performance der Systeme sicherstellen zu können, erheben wir Log-Daten und speichern diese für 30 Tage:

  • Beim Zugriff auf unsere Dienste: Server-Name, IP-Adresse
  • Bei technischen Fehlern: Server-Name, Raum, Fehler, IP-Adresse (anonymisiert), Betriebssystem, Browser

Website

Unsere collocall.de und kann ohne Angabe von personenbezogenen Daten genutzt werden, sofern keine Kontaktaufnahme via Formular erfolgt. Die Zugriffe auf unsere Website werden anonymisiert, indem wir die IP-Adressen verkürzt speichern.

Kontakt via Formular oder E-Mail

Wir verarbeiten und speichern die im Kontaktformular angegebenen bzw. in der E-Mail enthaltenen Daten auf unserem Mail-Server, um über den Grund der Anfrage zu kommunizieren. Anfragen, die nicht zu einem Vertragsverhältnis führen, werden einmal jährlich gelöscht.

Verschlüsselung

Die Kommunikation mit unserem Dienst ColloCall, mit Ausnahme der Telefoneinwahl, ist mit dem TLS-Protokoll nach aktuellem Stand der Technik für Dritte unlesbar verschlüsselt. Die Authentizität unserer Dienste ist über Zertifikate der Organisation "Let's Encrypt" sichergestellt. E-Mail-Kommunikation, auch Support-Anfragen, können mit dem PGP-Standard Ende-zu-Ende-verschlüsselt erfolgen.

Cookies

Cookies ermöglichen es uns, durch kleine, gespeicherte Text-Dateien, beim erneuten Besuch unserer Dienste Browser eindeutig zu identifizieren. Die Speicherung von Cookies kann in den Browser-Einstellungen deaktiviert, und bestehende Cookies gelöscht, werden. Wir setzen ausschließlich funktionale Cookies, die für den technischen Betrieb notwendig sind.

Nutzer*innen-Rechte

Wir geben auf Anfrage Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, berichtigen falsche Daten oder löschen diese, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen. Außerdem kann die erteilte Einwilligung zur Datennutzung widerrufen werden.

Beschwerde

Beschwerden über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DGSVO könnt ihr am besten an info@collocall.de oder an den sächsischen Datenschutzbeauftragten richten:
Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1
01067 Dresden

Anbieter

Die oben genannten Regelungen informieren über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten auf der Produkt-Website collocall.de, dem Demo-Service (demo.collocall.de), sowie allen unter der Domain collocall.de gehosteten Services durch
datenkollektiv.net Rasch und Ungewitter GbR
Telefon +49 351 41886600
datenschutz@datenkollektiv.net